TBS Transformation Workshop: จุดเริ่มต้นของ “การเปลี่ยนผ่านด้วยกระบวนการ” และ Workflow Automation (n8n)

ช่วงนี้ผมมีโอกาสได้กลับไปร่วมงาน Thammasat Business School (TBS) ในฐานะศิษย์เก่ารู้สึกดีใจมากๆ ที่ได้มีส่วนร่วมกับโครงการที่น่าตื่นเต้นกับ ภายใต้ชื่อ TBS Transformation Workshop ซึ่งเป้าหมายไม่ใช่แค่ “สอนใช้เครื่องมือ” แต่เป็นการช่วยทีมงาน (เริ่มจากฝั่ง IT) ค่อย ๆ สร้างการเปลี่ยนแปลง โดยเฉพาะด้านเทคโนโลยีให้กับคณะ ด้วย Design Thinking + Workflow Automation (เน้นไปที่ Tool n8n และ AI ไปพร้อมกัน)

อีกหนึ่ง goal ที่ผมให้ความสำคัญมากคือ “ยกระดับบทบาทของทีม IT” จากการเป็น IT Support ที่คอยรับเคส/แก้ปัญหาเฉพาะหน้า ไปสู่การเป็น Product Designer (ของกระบวนการและบริการภายในองค์กร) — คนที่สามารถนิยามปัญหา, ออกแบบ workflow, ทำ prototype, และ drive การเปลี่ยนแปลงร่วมกับหน่วยงานต่าง ๆ ได้อย่างเป็นระบบ และต่อเนื่องในอนาคต

Roadmap การเรียนรู้ 3 เดือน: จาก Mindset → Prototype → Adoption

เพื่อให้เห็นภาพว่าตลอด 3 เดือน “เรียนเรื่องอะไรบ้าง” — นี่คือหัวข้อแบบคร่าว ๆ ตาม schedule:

1. Product mindset for IT ops — วางกรอบคิด/บทบาทใหม่ของ IT ในการขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลง รวมถึงกระบวนการในสร้างนวัตกรรมด้วย Design Thinking /image
2. ‍Identify workflow pain points — เก็บ pain points แบบเป็นระบบร่วมกับหน่วยงานต่างๆ พร้อมรวบรวม Insight ที่สำคัญและสร้างการมีส่วนร่วมกับ Stake Holders
   
3. Process thinking (As‑Is → To‑Be) — ทำแผนภาพกระบวนการเพื่อหากระบวนการคอขวด และออกแบบ Solution ด้วย Automation Workflow‍
4. n8n fundamentals — เข้าใจพื้นฐานเครื่องมือเพื่อ set up automation ได้เอง‍
5. Consulting — consulting/review เพื่อให้ setup ได้จริงและแก้ pain points เฉพาะเคส‍
6. Prototype sprint — ทำ prototype กับเคสจริงและรับ feedback จากผู้ใช้‍
7. Adoption plan & scaling — วางแผนการนำไปใช้จริงและขยายผล โดยได้รับเกียรติจากคณะบดี และผู้บริหารของคณะ เข้ามารับฟัง และให้ข้อเสนอแนะในการพัฒนาและนำไปปรับใช้จริง

ตัวอย่างของผลงานจริง (What / Why / How)

1) กระบวนการออกเอกสารเพื่อขอ Visa ให้นักศึกษาต่างชาติ

• What: ระบบติดตามเคสวีซ่านักศึกษาต่างชาติ/นักศึกษาแลกเปลี่ยนแบบ end-to-end ตั้งแต่รับเคส → ตรวจเอกสาร → ติดตามสถานะจนปิดเคส
• Why: แก้ปัญหาการ track ข้อมูลเคสวีซ่าที่กระจัดกระจาย และลดความเสี่ยงหลุดเดดไลน์ (งานที่พลาดแล้วกระทบสูง)
• How:
  • รับคำขอผ่านฟอร์ม (เลือกประเภท/ภูมิภาค) แล้วบันทึกเข้าตารางเคสกลาง พร้อมสถานะ + deadline
  • มี step ตรวจเอกสารเบื้องต้น/กันเอกสารไม่ครบ (ไม่ครบให้ส่งใหม่)
  • ตั้งระบบแจ้งเตือนตามสถานะและก่อนถึงกำหนด เพื่อกันตกหล่น

2) กระบวนการจัดการอบรมภายนอกคณะ (Workshop / Special lecture / Roadshow)

• What: Workflow งานอีเวนต์แบบครบวงจร: ลงทะเบียน → QR check-in → สรุปผลหลังงาน และรวมข้อมูลไว้ที่เดียว
• Why: ลดงานคีย์ซ้ำ/ข้อมูลไม่ครบ (centralize + validate) และทำให้ทำรายงาน/ติดตามผลได้เร็วขึ้น โดยรองรับหลายอีเวนต์/หลายคอร์ส
• How:
  • ออกแบบ flow มาตรฐานตั้งแต่ต้นทาง พร้อมจุดตรวจความครบถ้วนของข้อมูล
  • รวมข้อมูลทั้งหมดเข้า master sheet กลางที่รองรับหลาย event/หลาย course
  • ทำ automation เรื่องอัปเดตสถานะ + การสื่อสารติดตามหลังงาน (เช่นอีเมล/สรุปผล)

3) กระบวนการขอทุนวิจัย (TBS‑PGDA)

• What: ระบบรับคำขอทุน/เอกสารวิจัยที่มีเลขเคสและสถานะชัดเจน ตั้งแต่รับเรื่อง → ตรวจข้อมูล → ส่งต่อผู้พิจารณา → สรุปผล
• Why: แก้ปัญหางานซ้ำซ้อนและความไม่แม่นยำของข้อมูล รวมถึงลดเคสตีกลับจากข้อมูล/เอกสารไม่ครบ และช่วยให้ reviewer ทำงานตาม SLA ได้ลื่นขึ้น
• How:
  • รับคำขอผ่านฟอร์ม แล้วเก็บลง tracker กลางพร้อมเลขเคส (ทำให้ค้น/อ้างอิงง่าย)
  • ทำ validation ตั้งแต่ต้นทาง เพื่อลดความผิดพลาดและงานตีกลับ
  • ส่งต่อให้ reviewer ผ่าน dashboard ที่กรอง “งานที่ต้องตรวจ” ได้ พร้อมแจ้งเตือนตาม SLA

‍