สร้าง Tool เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของทีมขาย (ด้วย Notion)

การจัดการธุรกิจที่มุ่งเน้นการขาย (Sale-Driven Business) ต้องการระบบที่ช่วยให้ทีมขายสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและครบถ้วนในทุกกระบวนการ ตั้งแต่การติดตามลูกค้า การจัดการข้อเสนอ จนถึงการปิดการขาย Notion เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้าง Workspace ที่ตรงกับความต้องการและปรับแต่งได้อย่างอิสระ

ในบทความนี้ ผมจะแชร์วิธีการออกแบบ Notion Workspace สำหรับธุรกิจที่ขับเคลื่อนด้วยการขาย จากเคสจริงที่สามารถช่วยให้ธุรกิจเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ 100%

1. เข้าใจ Workflow ของธุรกิจ

ก่อนจะเริ่มสร้าง Workspace ใน Notion การเข้าใจ Workflow ของธุรกิจเป็นขั้นตอนสำคัญ เพราะแต่ละธุรกิจมีวิธีการทำงานที่แตกต่างกัน การเข้าใจ Workflow ช่วยให้เราออกแบบระบบที่สอดคล้องกับความต้องการเฉพาะของทีมขาย จากตัวอย่างจะเห็นว่าความต้องการของทีมขาย จะแบ่งออกเป็นหลายระดับ รวมถึงมีปัจจัยเรื่องข้อมูลที่เป็นความลับ ที่ต้องการให้คนละแต่ละตำแหน่งเข้าถึงข้อมูลได้แตกต่างกัน รวมถึงมีรายเอียดในขั้นตอนในกระบวนการต่างๆ โดยการทำความเข้าใจกระบวนการทำงานมีขั้นตอนดังต่อไปนี้

• สำรวจขั้นตอนการขาย รวมถึงกระบวนการอื่นๆที่มีส่วนเกี่ยวข้อง:
• ใช้เวลาเรียนรู้กระบวนการทำงานตั้งแต่ต้นจนจบ เช่น การสร้าง Lead การติดตามลูกค้า การจัดการข้อเสนอ และการปิดการขาย
• การจัดลำดับความสำคัญ:
• ระบุขั้นตอนสำคัญที่ทีมขายใช้บ่อยที่สุด และจุดที่อาจมีปัญหา เช่น การติดตาม Lead หลายรายพร้อมกัน หรือการจัดการข้อเสนอที่ซับซ้อน
• การใช้เครื่องมือวิเคราะห์:
• ใช้เครื่องมือเช่น Figma Board เพื่อวางภาพรวม Workflow ของธุรกิจในรูปแบบที่เข้าใจง่าย

ตัวอย่างโครงสร้าง Workspace จากความเข้าใจในกระบวนการทำงาน

2. ออกแบบอินเทอร์เฟซ (Interfaces Design)

การออกแบบอินเทอร์เฟซใน Notion เป็นอีกขั้นตอนสำคัญที่ช่วยให้การใช้งาน Workspace มีประสิทธิภาพและง่ายต่อการนำไปใช้จริง ซึ่่งในส่วนนี้จะต้องอาศัยความเข้าใจใน Feature และความเชี่ยวชาญในการใช้งาน Notion เพื่อให้เลือกใช้ Interface ได้ตอบโจทย์ Use Case จริงในแต่ละเรื่อง ซึ่งมี Tips เบื้องต้นดังนี้

• หน้า Dashboard ที่ครอบคลุม: สร้างหน้า Dashboard ที่รวมทุกฟีเจอร์สำคัญไว้ในที่เดียว เช่น สถานะของ Lead รายงานยอดขาย เป้าหมายที่ตั้งไว้ และการอัปเดตสถานะของข้อเสนอ

• แบ่งแยกฐานข้อมูล (Database):
  • ฐานข้อมูล Lead: บันทึกรายละเอียดของลูกค้าเป้าหมาย เช่น ชื่อ ที่อยู่ การติดต่อ และสถานะการติดตาม
  • ฐานข้อมูลข้อเสนอ: บันทึกข้อมูลข้อเสนอที่ส่งให้ลูกค้า รวมถึงสถานะ เช่น อยู่ระหว่างการเจรจาหรือได้รับการอนุมัติแล้ว
  • ฐานข้อมูลเป้าหมายการขาย: กำหนดเป้าหมายรายเดือนหรือรายไตรมาส พร้อมติดตามผลลัพธ์
• การเชื่อมโยงข้อมูล (Relation):ใช้ฟังก์ชัน Relation ใน Notion เพื่อเชื่อมโยงข้อมูลระหว่าง Lead และข้อเสนอ หรือเป้าหมายที่เกี่ยวข้อง ทำให้การติดตามข้อมูลเชื่อมต่อกันอย่างราบรื่น

• การใช้ Template ที่ปรับแต่งได้: สร้างเทมเพลตสำหรับการประชุม การติดตามสถานะลูกค้า และรายงานการขาย เพื่อให้ทีมสามารถใช้งานซ้ำได้โดยไม่ต้องสร้างใหม่

• การใช้ View หลายมิติ: ใช้ฟังก์ชันเช่น Board View, Calendar View, หรือ List View เพื่อแสดงข้อมูลในรูปแบบที่เข้าใจง่ายและตอบโจทย์การใช้งานของทีม

3. ผลลัพธ์จากการสร้าง Notion Workspace

การออกแบบ Workspace ที่ตรงกับ Workflow และมีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย ช่วยให้:

• เพิ่มประสิทธิภาพ: ทีมขายสามารถติดตามและจัดการกระบวนการขายได้อย่างรวดเร็ว
• การตัดสินใจที่แม่นยำ: ข้อมูลที่จัดการอย่างเป็นระบบช่วยให้ทีมบริหารสามารถวิเคราะห์และปรับกลยุทธ์ได้อย่างถูกต้อง
• ความร่วมมือระหว่างทีมที่ดีขึ้น: อินเทอร์เฟซที่ชัดเจนช่วยให้ทุกคนในทีมเข้าใจเป้าหมายและวิธีการทำงานร่วมกัน

ถ้ามีใครมีแผนที่จะพัฒนากระบวนการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการขายหรือไม่สนใจอยากปรึกษาเพิ่มเติมสามารถติดต่อได้ในช่องทางต่อไปนี้

Website: supanus.com

Linkedin: https://www.linkedin.com/in/supanus-poolthaveetham-919350153

‍